Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Les données personnelles collectées sur la plateforme Clinimo sont traitées par :

MF Solutions est responsable du traitement des données personnelles collectées via la plateforme Clinimo.

2. Données collectées

Dans le cadre de l'utilisation de la plateforme, Clinimo peut collecter les catégories de données suivantes.

Professionnels

• Nom et prénom
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone
• Profession et spécialités
• Numéro SIRET et justificatifs professionnels
• Adresse du cabinet ou zones d'intervention
• Présentation professionnelle
• Photo de profil
• Disponibilités
• Informations nécessaires à la facturation

Propriétaires d'animaux

• Nom et prénom
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone
• Informations relatives aux animaux enregistrés sur la plateforme
• Rendez-vous, documents et informations associés aux animaux

Données techniques

• Adresse IP
• Type de navigateur et appareil utilisé
• Données de connexion
• Journaux techniques nécessaires à la sécurité et au bon fonctionnement de la plateforme
• Informations relatives à l'utilisation de la plateforme (pages consultées, parcours, recherches), collectées à des fins de mesure d'audience uniquement si l'utilisateur y consent

Données de synchronisation Google (professionnels l'ayant activée)

• Identifiant et adresse e-mail du compte Google
• Jetons d'accès et de rafraîchissement Google, conservés chiffrés
• Autorisations accordées et préférences de synchronisation (agendas sélectionnés, agenda de destination, types de rendez-vous exportés)
• Horaires de début et de fin des plages occupées importées depuis les agendas Google sélectionnés, ainsi que le titre de ces événements uniquement lorsque le professionnel a activé cette option
• Données des contacts Google sélectionnés pour l'import : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, organisation
• Identifiant du contact Google associé à un client Clinimo, afin de ne pas dupliquer un contact lors de la synchronisation suivante

3. Finalités du traitement

Les données personnelles sont collectées afin de :

• Créer et gérer les comptes utilisateurs ;
• Permettre la mise en relation entre propriétaires et professionnels ;
• Gérer les rendez-vous ;
• Gérer les dossiers des animaux et les documents associés ;
• Gérer les abonnements et la facturation ;
• Assurer le fonctionnement, la maintenance et la sécurité de la plateforme ;
• Améliorer les fonctionnalités et l'expérience utilisateur ;
• Envoyer des notifications liées à l'utilisation du service ;
• Lorsque le professionnel l'a activée, synchroniser son agenda et ses contacts avec son compte Google ;
• Respecter les obligations légales et réglementaires applicables.

4. Base légale des traitements

Les traitements réalisés par Clinimo reposent sur :

• L'exécution du contrat conclu avec l'utilisateur lors de son inscription et de l'utilisation de la plateforme ;
• Le respect des obligations légales applicables ;
• L'intérêt légitime de Clinimo à assurer le bon fonctionnement, la sécurité et l'amélioration continue du service ;
• Le consentement de l'utilisateur lorsque celui-ci est requis par la réglementation.

5. Destinataires des données

Les données personnelles peuvent être accessibles :

• Aux membres habilités de MF Solutions ;
• Aux professionnels inscrits sur la plateforme lorsque le propriétaire partage volontairement les informations de ses animaux ;
• Aux prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du service ;
• Aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l'exige.

Les données personnelles ne sont ni vendues ni louées à des tiers.

6. Durée de conservation

Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

• Données de compte : pendant toute la durée d'existence du compte utilisateur ;
• Données relatives aux rendez-vous, animaux et documents : pendant la durée d'utilisation du service et jusqu'à cinq ans après la suppression du compte en cas de nécessité légale ou de gestion d'un litige ;
• Données techniques et cookies : treize mois maximum lorsqu'ils sont soumis à consentement ;
• Jetons et préférences de synchronisation Google : jusqu'à la déconnexion du compte Google par le professionnel ou la suppression de son compte Clinimo.

7. Hébergement et sécurité

La plateforme est hébergée sur un serveur privé virtuel (VPS) fourni par Hostinger.

Les données de l'application et de la base de données sont hébergées au sein de l'Union européenne.

Les images et médias téléversés sur la plateforme sont stockés et distribués via le service Cloudinary. Selon la configuration du compte Cloudinary, ces données peuvent être hébergées en dehors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis.

Clinimo met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé, perte, altération ou divulgation.

Malgré ces mesures, aucun système informatique ne peut garantir une sécurité absolue.

8. Sous-traitants

Afin d'assurer le fonctionnement de la plateforme, Clinimo fait appel à différents prestataires techniques, notamment :

• Hostinger pour l'hébergement de la plateforme et de la base de données ;
• Mailjet pour l'envoi des e-mails transactionnels ;
• Stripe pour le traitement des paiements en ligne ;
• Sentry pour la détection, le suivi et la résolution des erreurs techniques.

Ces prestataires interviennent uniquement dans le cadre de leurs missions et sont soumis à des obligations de confidentialité et de sécurité conformes à la réglementation applicable.

Clinimo utilise par ailleurs la solution logicielle PostHog en version auto-hébergée sur son propre serveur (Hostinger, Union européenne) afin de mesurer l'audience de la plateforme et d'améliorer l'expérience utilisateur. Les données collectées à ce titre ne sont transmises à aucun tiers.

Lorsqu'un professionnel active la synchronisation Google facultative décrite à l'article 9, Google (Google Ireland Limited et Google LLC) traite également les données concernées, en qualité de responsable de traitement indépendant pour le contenu du compte Google du professionnel.

9. Synchronisation Google Calendar et Google Contacts

Les professionnels peuvent, de manière entièrement facultative, connecter leur compte Google à Clinimo afin de synchroniser leur agenda et leurs contacts. Cette connexion n'est jamais nécessaire pour utiliser la plateforme et Google n'est jamais utilisé pour se connecter à Clinimo : l'authentification repose toujours sur l'adresse e-mail et le mot de passe du compte Clinimo.

La connexion s'effectue via l'écran de consentement Google, qui détaille les autorisations demandées. Clinimo n'a jamais accès au mot de passe Google du professionnel : Google délivre des jetons d'accès et de rafraîchissement, conservés chiffrés et utilisés uniquement aux fins décrites ci-dessous.

Agenda

• Lecture (autorisation calendar.readonly) : les plages occupées des agendas Google expressément sélectionnés par le professionnel sont importées sous forme d'indisponibilités, afin qu'un propriétaire ne puisse pas réserver un rendez-vous sur un engagement existant. Seuls les horaires de début et de fin sont utilisés ; le titre de l'événement n'est enregistré que si le professionnel a activé l'option correspondante, et est remplacé à défaut par la mention générique « Indisponible ».
• Écriture (autorisation calendar.events) : les rendez-vous acceptés dans Clinimo sont créés, mis à jour ou supprimés sous forme d'événements sur le seul agenda Google choisi par le professionnel. Clinimo ne modifie aucun autre événement.

Contacts

• Lecture (autorisation contacts) : les contacts Google du professionnel lui sont présentés en aperçu afin qu'il sélectionne ceux qu'il souhaite importer comme clients Clinimo. Aucun import n'a lieu sans cette sélection explicite. Les données reprises se limitent aux nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone et organisation.
• Écriture (autorisation contacts) : les clients choisis par le professionnel (tous les clients, une sélection manuelle ou une sélection par étiquette) sont créés ou mis à jour comme contacts Google, identifiés par un libellé dédié. Les données transmises se limitent aux nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, organisation et, le cas échéant, une courte description.

Les données obtenues via ces API Google sont utilisées uniquement pour les fonctionnalités de synchronisation décrites ci-dessus. Elles ne sont pas utilisées à des fins publicitaires, ne sont pas vendues et ne sont transmises à aucun tiers, conformément à la Google API Services User Data Policy, y compris à ses exigences d'usage limité (« Limited Use »).

Le professionnel peut déconnecter son compte Google à tout moment depuis la page de synchronisation. Clinimo révoque alors les jetons auprès de Google et les supprime de sa base de données, ce qui met immédiatement fin à tout accès au compte Google. Les données déjà importées dans Clinimo (indisponibilités, clients) restent dans son compte et peuvent être supprimées depuis la plateforme de manière habituelle.

Lorsqu'un professionnel exporte des données de clients vers ses contacts Google, cette décision lui appartient : il lui revient d'en informer les personnes concernées et de disposer d'une base légale pour le faire.

10. Cookies et traceurs

La plateforme utilise des cookies et technologies similaires nécessaires à son fonctionnement (session, sécurité, mémorisation des préférences de confidentialité).

Clinimo utilise également, sous réserve du consentement de l'utilisateur, des cookies de mesure d'audience via la solution auto-hébergée PostHog, afin de comprendre l'utilisation de la plateforme (pages consultées, parcours, recherches), détecter les dysfonctionnements et améliorer l'expérience utilisateur.

Lors de la première visite, un bandeau permet à l'utilisateur d'accepter, de refuser ou de personnaliser ses choix. Ces préférences peuvent être modifiées à tout moment via le lien « Préférences cookies » accessible sur la plateforme, ou depuis les paramètres du navigateur.

Les préférences relatives aux cookies sont conservées treize mois au maximum.

11. Droits des utilisateurs

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), chaque utilisateur dispose des droits suivants :

• Droit d'accès ;
• Droit de rectification ;
• Droit à l'effacement ;
• Droit d'opposition ;
• Droit à la limitation du traitement ;
• Droit à la portabilité ;
• Droit de retirer son consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Pour exercer ces droits, l'utilisateur peut contacter :

mathilde.felix@clinimo.fr

Une pièce d'identité pourra être demandée lorsque cela est nécessaire pour vérifier l'identité du demandeur.

12. Transferts de données hors Union européenne

Certains prestataires techniques utilisés par Clinimo peuvent être amenés à traiter certaines données en dehors de l'Union européenne.

C'est le cas de Cloudinary et, lorsqu'un professionnel a activé la synchronisation Google décrite à l'article 9, de Google, dont les infrastructures peuvent traiter les données concernées en dehors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis.

Dans ce cas, Clinimo veille à ce que les garanties appropriées prévues par la réglementation applicable soient mises en place afin d'assurer un niveau de protection adéquat des données personnelles.

13. Modification de la politique de confidentialité

Clinimo peut modifier la présente Politique de confidentialité à tout moment.

La version en vigueur est celle publiée sur la plateforme à la date de consultation.

En cas de modification importante, les utilisateurs pourront être informés par e-mail ou par notification sur la plateforme.

14. Réclamation

Si un utilisateur estime que ses droits ne sont pas respectés, il peut introduire une réclamation auprès de la CNIL.

15. Contact

Pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité ou au traitement des données personnelles :

mathilde.felix@clinimo.fr